Administrative Assistant (H/F)

Rattaché(e) au département « Design & Build » qui est constitué de 7 collaborateurs, sous la responsabilité de lAdministrative Coordinator, votre mission consistera, principalement en un support actif de l’équipe chargée de la conduite opérationnelle de travaux immobiliers, tant pour le compte de propriétaires professionnels voire particuliers que de locataires, dans des surfaces commerciales, résidentielles ou de bureaux.

Elle sera complétée par l’assistance (pro)active de l’Administrative Coordinator du département dans différentes tâches organisationnelles et administratives relatives à la bonne marche du département ainsi qu’à son développement.

Après vous être imprégné(e) de l’activité et de la structure du département « Design & Build », vous serez parfaitement à même d’organiser un support administratif efficace permettant aux Project Managers ainsi qu’aux Architectes/Architectes d’intérieur, d’accroître leur présence « sur le terrain » en garantissant un suivi maîtrisé et proactif des projets en cours.

Vous participerez aux tâches de gestion courante en assurant le back-office administratif de l’activité en orientant, traitant ou résolvant les demandes de clients, administrations ou fournisseurs selon les procédures existantes.

Responsabilités principales (liste non exhaustive)

1.Assistance administrative dans l’activité générale du service et de son fonctionnement

• Gestion du courrier entrant et sortant du département
• Préparation de recommandés
• Gestion des appels entrants
• Elaboration de comptes-rendus
• Support dans le contrôle qualité de la structure des dossiers informatiques
• Assurer un suivi et être force de proposition dans la mise à jour des différents supports nécessaires à l’activité (compte-rendu de réunion, PV de réception, devis, cahier des charges, état des lieux, suivi budgétaire et financier…)
• Support dans la garantie de la bonne utilisation des outils de gestion de projet
• Rédaction et mise en forme des différents reportings

2.Assistance dans la préparation des offres

• Collecte d’informations
• Elaboration de l’offre en fonction des projets
• Soumission de l’offre en signature et en assurer le suivi

3.Assistance administrative des Project Managers et des Architectes / Architectes dintérieur

• Mise en page de courriers divers
• Rédaction et mise en page de courrier de demande d’autorisation de bâtir ou tout autre document en liaison avec les autorités compétentes du Grand-Duché (ITM, ENV, CGDIS, VDL…)
• Rédaction et mise en page de courrier officiel permettant la bonne exécution de travaux
• Rédaction de compte-rendu de réunion
• Constitution des dossiers Asbuilt par projet
• Saisie, validation et paiement des factures fournisseurs
• Suivi des impayés et éventuelles actions en recouvrement

Formation / expérience :

• BTS ou équivalent en lien avec la fonction proposée (Assistant de Manager, Assistant de Direction, Assistant de gestion, …)
• Expérience probante de minimum de 2 ans dans un rôle administratif ou de support, si possible dans le domaine de l’immobilier et ou de la technique.

Compétences / qualités requises :

• Dynamique, organisé(e), vous disposez d’un excellent sens du relationnel
• Sens aiguisé de la planification
• Excellentes compétences en matière de communication (orale et écrite), vous saurez faire preuve de diplomatie en communiquant avec des interlocuteurs divers
• Curiosité intellectuelle, proactivité, volonté d’apprendre et esprit d’initiative
• Capacité à travailler de manière autonome et à collaborer efficacement au sein dune équipe
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément
• Avoir des connaissances comptables est un plus
• Maitrise informatique et digitale des outils de la suite Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, …)
• Parfaite maîtrise de la langue française (orale et écrite). L’anglais est un atout majeur.

Nous vous offrons :

• Un challenge au sein d’une société en pleine évolution
• Un contrat à durée indéterminée au sein d’une société leader dans son secteur d’activité
• Une ambiance de travail dynamique et agréable
• Un accompagnement pérenne et adapté pour vous placer dans les meilleures conditions possibles afin d’exprimer tout votre potentiel (parcours d’intégration avec parrainage, formations, etc.)
• Une rémunération ainsi que des avantages attrayants.

Si vous êtes une personne motivé(e), organisé(e) et désireux(se) de contribuer au succès de notre équipe, nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe !